Een audit begint vaak met een overzicht van administratie en processen; wie zich daar goed op voorbereidt, kan tijd besparen en nauwkeuriger resultaten tonen. Voor ondernemers betekent dit dat documenten, systematische rapportages en consistente processen op orde moeten zijn. In deze gids behandelen we concrete controlepunten en praktische aandachtspunten rond boekhouding, facturatie, payroll, belastingverplichtingen en automatisering, zodat u kunt aantonen dat uw administratie betrouwbaar en controleerbaar is.

Boekhouding en ledgers verwerken

Zorg dat uw bookkeeping en ledgers actueel en volledig zijn. Dat betekent dat alle transacties tijdig zijn ingevoerd, grootboekrekeningen logisch zijn opgebouwd en momenten van periodieke afsluiting (zoals maand- of kwartaalafsluitingen) gedocumenteerd zijn. Bewaar ondersteunende documenten zoals inkoopfacturen, bankafschriften en contracten gekoppeld aan de juiste boekingen. Controleer grootboekbalansen op onverklaarde posten: afwijkingen moeten traceerbaar zijn naar ondersteunende documenten of toelichtingen in de administratieve notities.

Facturatie en invoicing controleren

Facturatieprocedures moeten inzichtelijk en consistent zijn. Controleer dat alle uitgaande facturen (invoicing) de juiste gegevens bevatten: factuurnummering, btw-tarieven, klantgegevens en vervaldatums. Vergelijk verkoopboekingen met verzonden facturen en ontvangsten op de bankrekening om onbetaalde of dubbel geboekte facturen op te sporen. Zorg dat creditnota’s en correcties correct zijn verwerkt en dat het systeem audit trails bijhoudt voor wijzigingen in factuurgegevens.

Lonen, payroll en belastingnaleving

Voor payroll is vaststelling van looncomponenten, premies en inhoudingen cruciaal. Bewaar arbeidscontracten, loonstroken en jaaropgaven zodat lonen en sociale lasten tijdens een audit te verifiëren zijn. Controleer of belastingafdrachten en aangiften (zoals loonheffingen) tijdig en conform wetgeving zijn ingediend. Documenteer interne controles rond urenregistratie, declaraties en vergoedingen zodat eventuele vragen van auditors kunnen worden beantwoord met onderliggende bewijsstukken.

Kasstroom en forecasting voor duurzame controle

Een consistente kasstroomadministratie helpt bij het verantwoorden van liquiditeit en korte termijnverplichtingen. Houd bankafschriften, kasboeken en kasstortingen nauwkeurig bij en zorg dat cashflow overzichten overeenkomen met grootboekposten. Forecasting is nuttig om afwijkingen tussen verwacht en gerealiseerd te verklaren; bewaar onderliggende aannames en scenario’s. Een duidelijke onderbouwing van forecasts maakt het voor auditors eenvoudiger om bewegingen en managementbeslissingen te volgen.

Reconciliatie, reporting en audit voorbereiding

Reconciliatie is een kernstap: stem bankafschriften, crediteuren- en debiteurenadministratie en voorraden regelmatig af met de boekhouding. Periodieke rapporting (reporting) zoals winst- en verliesrekeningen en balansoverzichten moeten vergezeld gaan van toelichtingen bij significante posten of verschillen. Voor een auditdocumentatie is het praktisch om een map met key reports, reconciliatie-werktabellen en verklarende memo’s beschikbaar te hebben, zodat een externe auditor snel door onderbouwingen kan werken.

Automatisering en compliance controles

Automatisering kan veel handmatige fouten voorkomen, maar vereist ook controle op instellingen en toegangsrechten. Gebruik automation-systemen voor repetitieve taken zoals bankkoppelingen, factuurverwerking en vaste mutaties, en check regelmatig of de configuratie en workflows voldoen aan compliance-eisen. Leg vast wie autorisaties verleent en wijzigingen doorvoert; logs en gebruikersrechten vormen vaak belangrijk bewijs bij audits. Zorg dat software-updates en back-ups gedocumenteerd zijn.

Conclusie Een systematische voorbereiding op audits draait om volledigheid, traceerbaarheid en consistente rapportage. Door aandacht te besteden aan bookkeeping en ledgers, facturatie, payroll, kasstroom en reconciliatie, en door slimme inzet van automation, verkleint u het risico op onduidelijkheden tijdens een controle. Duidelijke documentatie en goed vastgelegde processen maken het eenvoudiger om vragen van auditors te beantwoorden en inzicht te geven in de financiële positie van uw onderneming.